Refonte de l’interface du Gestionnaire de scrutins

Simple Vote a lancé une nouvelle interface de Gestionnaire de scrutins pour le système de vote. Dès le départ, nous nous sommes attachés à créer une expérience client moderne et intuitive, sans sacrifier le principe de base qui nous anime en tant qu’entreprise : la simplicité. Il était clair que l’interface de notre système de vote, bien que conçue avec amour il y a de nombreuses années, avait besoin d’une refonte pour répondre aux divers besoins de nos clients et pour la mettre à jour avec une approche contemporaine de l’expérience utilisateur.

Avec la refonte, les utilisateurs trouveront le Gestionnaire de scrutins plus informatif visuellement, ainsi que plus réactif sur les appareils mobiles lorsqu’ils gèreront leur scrutin en déplacement. Même si ces améliorations esthétiques sont importantes, l’utilisation de l’interface utilisateur reste inchangée – aucune fonctionnalité n’a été sacrifiée.

Alors, à quoi ressemble le nouveau Gestionnaire de scrutins ? Faisons un petit tour !

Navigation et Paramètres

Lors de la connexion, comme avant, vous arrivez à la page Scrutins, avec une liste de tous vos scrutins. Dans la capture d’écran ci-dessous, encadré en jaune, se trouve votre menu de navigation principal – similaire aux onglets de navigation qui étaient auparavant en haut de la page Scrutins. À partir de ce menu, vous trouverez les pages dédiées à la gestion des Utilisateurs et des Paramètres, ainsi que votre propre Profil utilisateur, paramètres de Sécurité, et un moyen de revenir à la page Scrutins.

En examinant de plus près la page Paramètres (dans l’encadré jaune) vous trouverez des pages familières concernant les détails de votre organisation, votre historique de facturation, l’apparence de votre site de vote et l’historique du compte. D’autres sections de l’ancienne page Paramètres se retrouvent également ici.

 

Gestion d’un scrutin

Même si la gestion de votre scrutin peut sembler différente, rassurez-vous, la structure sous-jacente et le processus de configuration restent inchangés pour garantir que les utilisateurs s’y retrouvent. À travers le Gestionnaire de scrutins, les utilisateurs trouveront désormais des boutons avec info-bulles dans les diverses colonnes « Action », à la place des anciens liens. Dans la capture d’écran ci-dessous, nous ouvrons un scrutin afin de le configurer.

Une fois à l’intérieur d’un scrutin, les utilisateurs trouveront un menu de navigation, encadré en jaune dans la capture d’écran ci-dessous, semblable à l’ancien menu de navigation déroulant. Encore une fois, l’ordre et le libellé des sections restent inchangés pour permettre aux utilisateurs de s’y retrouver facilement. De plus, dans tout scrutin en mode « brouillon », vous trouverez une liste de contrôle pratique pour vous aider à rester organisé(e).

 

À l’aide !

Si vous vous sentez un peu dépassé(e), ne vous inquiétez pas ! Comme vous l’avez peut-être remarqué, dans le coin inférieur droit de l’écran, vous trouverez à tout moment un petit bouton Aide, accessible à partir de n’importe quelle page du Gestionnaire de scrutins. En cliquant sur Aide, vous accéderez à notre catalogue de guides détaillés pour vous accompagner. Cette documentation a été mise à jour pour correspondre à la nouvelle expérience utilisateur, alors n’hésitez pas à la garder à portée de main.

Et si vous avez besoin de plus d’assistance, ou si vous avez des questions supplémentaires, notre équipe de soutien est toujours à votre disposition !

Conclusion

Nous espérons que cette refonte répondra à vos attentes et recevra votre approbation. Nous avons écouté nos clients et consulté des experts externes afin de vous offrir une expérience plus intuitive. Mais chez Simple Vote, le développement ne s’arrête jamais – et nous sommes déterminés à améliorer continuellement cette nouvelle interface au fil du temps.

Horaires pendant la saison des fêtes 2021

Veuillez noter nos horaires pendant la saison des fêtes 2021: notre bureau sera fermé du 20 décembre 2021 au 31 décembre 2021. Nos horaires normaux reprendront le lundi 3 janvier 2022.

Un personnel restreint demeurera disponible pour soutenir nos clients. Si vous avez besoin d’aide urgente pendant cette période, veuillez remplir le formulaire de soutien sur notre site Web et choisir la priorité « Urgence ». L’un(e) des membres de notre équipe fera un suivi avec vous dans les plus brefs délais.

Nous profitons également de cette période pour remercier nos clients et partenaires pour leur confiance et leur soutien tout au long de l’année 2021. Votre engagement envers des processus électoraux inclusifs et efficaces motive notre équipe à continuer de fournir des solutions de qualité. Alors que nous tournons la page vers 2022, nous sommes impatients de collaborer avec vous pour relever de nouveaux défis et célébrer de nouveaux succès. Passez de merveilleuses fêtes entourés de vos proches, et que cette nouvelle année vous apporte santé, bonheur et prospérité!

Alors que nous clôturons une année riche en collaborations et en apprentissages, nous souhaitons réitérer notre engagement envers l’innovation et l’amélioration continue de nos services. Nous sommes fiers d’être votre partenaire dans le renforcement des démocraties locales et avons hâte de travailler ensemble pour façonner un avenir encore plus prometteur.

De la part de tout le monde chez Simple Vote, nous vous souhaitons une joyeuse saison des fêtes et une nouvelle année pleine de démocratie !

Redonner à la communauté en 2021

En 2021, nous avons voulu étendre davantage nos efforts pour redonner. Nous avons sondé notre personnel au sujet de potentielles organisations caritatives qui font une différence dans notre communauté. Et en interne, nous avons organisé un scrutin secret pour déterminer pour lesquelles nous ferions un don cette année. Nous sommes heureux d’annoncer que Simple Vote a fait un don à la communauté en 2021 de 10 000 $ à chacune des organisations suivantes :

  • Le foyer pour femmes autochtones de Montréal (FFAM)

Le foyer fournit un soutien et des services de première ligne aux femmes des Premières nations, aux Inuites et aux Métisses, ainsi qu’à leurs enfants. Ceci afin de favoriser leur autonomisation et leur indépendance en offrant un milieu sécuritaire où les femmes peuvent commencer à reconstruire leur vie. Le FFAM est le seul foyer pour femmes à Montréal dont les services sont exclusivement destinés aux femmes autochtones et à leurs enfants. Pour plus d’informations, rendez-vous au https://www.nwsm.info.

  • Arbres Canada

Arbres Canada est le seul organisme national à but non lucratif voué à la plantation et à l’entretien d’arbres en milieu rural et urbain. Au moyen de leurs programmes, de la recherche et de l’éducation, ils ont aidé à rétablir des endroits dévastés par des catastrophes naturelles. Ils aident à guider des collectivités locales dans la gestion de leurs forêts urbaines. Mais aussi à reverdir plus de 700 terrains d’école et à planifier des colloques. À ce jour, avec leurs partenaires communautaires et leurs commanditaires, ils ont planté plus de 83 millions d’arbres. Pour plus d’informations, rendez-vous au https://arbrescanada.ca/. Le don de Simple Vote aidera à commanditer le programme de subventions communautaires pour les arbres d’Arbres Canada dans la région de Montréal, QC.

Simple Vote est fière de soutenir les missions et les efforts de ces organisations caritatives.

Prise en charge de multiples utilisateurs

Aujourd’hui, Simple Vote lance une nouvelle fonctionnalité. Pour améliorer votre expérience client : la possibilité pour tous les comptes d’avoir multiples utilisateurs avec des identifiants uniques. Vous aurez aussi la possibilité de configurer des permissions spécifiques à chaque utilisateur pour satisfaire une variété d’exigences électorales. Vous trouverez ci-dessous des informations sur cette nouvelle fonctionnalité si vous n’avez jamais eu plusieurs utilisateurs auparavant. Egalement sur les changements apportés à votre compte dès aujourd’hui si vous avez déjà utilisé la fonctionnalité multi-utilisateur existante.

Dans le cadre de cette mise à jour, tous les comptes doivent désormais avoir un « propriétaire ». De plus, la page « Paramètres » du Gestionnaire de scrutins a été améliorée – plus d’informations sur ces éléments ci-dessous.

 

Si vous n’avez jamais utilisé la fonctionnalité multi-utilisateur

Les clients qui n’ont jamais eu de multiples utilisateurs peuvent continuer de se connecter au Gestionnaire de scrutins comme avant – en cliquant sur le lien de connexion situé dans le coin supérieur droit de la page www.simplevote.ca.

Une fois que vous avez atteint la page de connexion du Gestionnaire de scrutins, indiquez votre site de vote dans le champ de saisie et cliquez sur le bouton Connexion.

Dans le cadre de cette mise à jour, la première fois que vous essayerez de vous connecter, vous serez invité à choisir un nom d’utilisateur mémorable qui sera uniquement le vôtre. Si vous prévoyez également créer des utilisateurs supplémentaires par la suite, il peut être prudent de choisir un format cohérent pour les noms d’utilisateur en suivant l’un des exemples décrits dans les instructions sur la page ci-dessous (bien qu’un format cohérent ne soit pas strictement nécessaire non plus). Tant que ce que vous choisissez est mémorable et a du sens pour votre organisation, c’est tout ce qui compte !

Entrez votre mot de passe actuel dans le champ approprié, puis entrez le nom d’utilisateur que vous souhaitez créer dans l’autre champ. Cliquez sur le bouton Soumettre lorsque vous êtes prêt.

Après la création du nom d’utilisateur, vous recevrez un message de confirmation vert. Ceci confirme que vous avez migré avec succès votre compte Simple Vote et avez activé la fonctionnalité multi-utilisateur.

Vous pouvez désormais vous connecter avec votre nouveau nom d’utilisateur et votre mot de passe actuel. Vous pouvez également ajouter cette URL dans vos favoris, si vous souhaitez y revenir rapidement à l’avenir.

Pour se connecter au www.simplevote.ca, les utilisateurs auront toujours besoin de connaître leur site de vote pour la première étape de connexion. Puis leur nom d’utilisateur et mot de passe pour la deuxième étape de connexion.

Cliquez ici pour consulter la section Gérer votre compte récemment mise à jour. Ceci vous permettra d’en savoir plus sur l’utilisation de cette nouvelle fonctionnalité de gestion des utilisateurs.

Nous espérons que cette mise à jour ajoutera une plus grande sécurité et traçabilité à votre compte, tout en renforçant la gestion des scrutins par votre organisation. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des problèmes, des questions ou des préoccupations.

 

Si vous avez déjà utilisé la fonctionnalité multi-utilisateur

Les clients qui ont déjà utilisé la fonctionnalité multi-utilisateur existante n’ont plus besoin de se connecter à une adresse spéciale pour accéder à leur compte. Désormais, vous pouvez tout simplement vous connecter au www.simplevote.ca en cliquant sur le lien Connexion dans le coin supérieur droit.

Une fois que vous avez atteint la page de connexion du Gestionnaire de scrutins, indiquez votre site de vote dans le champ de saisie et cliquez sur le bouton Connexion.

Vous serez invité à saisir votre nom d’utilisateur et votre mot de passe existants et à cliquer sur le bouton Connexion. Vous pouvez ajouter cette URL à vos favoris si vous souhaitez y revenir rapidement à l’avenir.

Si vous avez besoin d’un rappel sur la gestion des utilisateurs, cliquez ici pour consulter la section Gérer votre compte. Nous l’avons récemment mise à jour et consulter les nouvelles informations sur la gestion des utilisateurs.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des problèmes, des questions ou des préoccupations. 

 

L’utilisateur propriétaire

Chaque compte Simple Vote doit désormais avoir un utilisateur « propriétaire« . Le statut peut être transféré à un autre utilisateur si cela s’avère nécessaire. L’identification d’un propriétaire permet à Simple Vote d’avoir un contact principal pour votre compte. Cliquez ici pour en savoir plus sur l’utilisateur propriétaire et comment transférer son statut à un autre utilisateur du compte.

 

Mise à jour de la page Paramètres du Gestionnaire de scrutins

La page Paramètres du Gestionnaire de scrutins a également été mise à jour. Cliquez ici pour consulter la section Guide du Gestionnaire de scrutins sur la page Paramètres.

 

Voter en hindi, en finnois et en suédois

À cette fin, Simple Vote a le plaisir d’annoncer la disponibilité de nouvelles langues d’affichage pour le site de vote et les bulletins de vote de tous nos clients. Avec à l’ajout de l’hindi, du finnois et du suédois, nous prenons désormais en charge un total de 17 langues d’affichage.

Un aspect central de notre mission chez Simple Vote est de veiller à ce que l’interface de vote soit accessible à tous – que ce soit en assurant la compatibilité de notre technologie avec les lecteurs d’écran pour les personnes malvoyantes, ou en continuant de prendre en charge des versions de navigateur Internet publiées il y a plus de dix ans pour les personnes qui utilisent d’anciens appareils. De la même manière, la langue dans laquelle les électrices et les électeurs interagissent avec le système de vote peut aussi être un élément clé dans la promotion de l’accessibilité au vote par toutes et tous.

  • Anglais
  • Français
  • Italien
  • Allemand
  • Espagnol
  • Russe
  • Portugais
  • Néerlandais
  • Finnois
  • Suédois
  • Chinois simplifié
  • Chinois traditionnel
  • Japonais
  • Coréen
  • Hindi
  • Arabe
  • Hébreu

Pour en savoir plus sur l’activation et la configuration des différentes langues, veuillez consulter notre Portail d’aide.

En offrant un éventail plus large de langues d’affichage, nous renforçons notre engagement envers l’inclusivité et la diversité des communautés que nous servons. Que ce soit pour des électeurs dont la langue maternelle est différente ou pour des municipalités cherchant à répondre aux besoins spécifiques de leurs populations, ces nouvelles options linguistiques représentent une étape importante.

Chez Simple Vote, nous croyons que chaque électeur mérite une expérience de vote fluide et personnalisée. Nous continuerons à innover pour éliminer les barrières à la participation démocratique.

Service de protection DDoS avancé

Simple Vote a récemment lancé un service de protection DDoS avancé. Cela implique une coordination entre Radware, une société spécialisée dans la protection DoS, et Terago, notre fournisseur d’hébergement.

Les attaques par déni de service (DoS) sont en augmentation et posent des défis de sécurité complexes pour les entreprises. Bien que les attaques DoS ne soient pas un phénomène nouveau, les méthodes et les ressources disponibles pour mener et masquer de telles attaques ont considérablement évolué. Elles incluent désormais des attaques de type distribué (DDoS) et à réflecteur distribué (DRDoS).

Le service de protection DDoS de Radware surveille tout le trafic entrant sur son réseau. Ceci afin de détecter des inondations de grand volume qui visent à interrompre le service. Les caractéristiques de cette protection de premier ordre comprennent :

  • la détection basée sur le comportement à l’aide d’algorithmes d’apprentissage automatique avancés et brevetés pour se protéger contre les menaces connues et inconnues.
  • La protection contre les attaques DDoS au niveau du réseau et de la couche application
  • la protection contre les attaques par inondation chiffrées sans exiger des clients de fournir des clés de déchiffrement. Ceci sans ajouter de latence en temps de paix
  • ainsi que des options de conformité et des certifications étendues et inégalées par la concurrence, y compris des certifications spécifiques à l’industrie telles que PCI et HIPAA, ainsi que les normes de sécurité cloud telles que SOC 2 Type II, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, ISO 27032, etc.

Simple Vote bénéficie de la protection en continu. Une solution qui combine les dispositifs de réduction des attaques DefencePro de Radware avec leur service de protection Cloud DDoS.

DefencePro filtre localement tout le trafic entrant dans l’infrastructure infonuagique privée de Simple Vote. Elle est hébergée dans les centres de données Terago. Si une capacité d’atténuation supplémentaire est nécessaire, DefencePro déclenche automatiquement une redirection du trafic vers les centres de nettoyage infonuagique de Radware.

Cette solution hybride tire parti de la protection en temps réel et de la latence minimale d’une solution sur site. Ceci également grace à l’énorme capacité d’un service infonuagique activé à la demande.

Assistant d’importation des électeurs

Il est désormais plus facile que jamais d’importer une liste d’électeurs dans Simple Vote. Grâce au nouvel assistant d’importation des électeurs, vous pouvez aisément importer des électeurs dans votre scrutin sans avoir à réordonner, combiner, ou supprimer des colonnes dans votre tableur.

Désormais, lorsque vous importez vos électeurs, l’assistant d’importation apparaît à l’écran avec un échantillon des premières lignes de votre fichier. Vous pouvez alors indiquer le champ de données associé à chaque colonne en utilisant les menus déroulants au bas de la fenêtre.

Nouveautés :

  • Plus besoin de réordonner : Vous pouvez désormais importer vos électeurs dans Simple Vote sans avoir à ordonner les colonnes de votre tableur dans un ordre spécifique. Si une colonne n’est pas nécessaire au scrutin, laissez l’option « ignorer » sélectionnée, et elle ne sera pas importée.
  • Combinez facilement les noms et prénoms : Si votre tableur inclut les prénoms et les noms de famille dans deux colonnes différentes, Simple Vote peut désormais les combiner automatiquement dans une seule colonne. Il vous suffit d’associer les champs « Prénom » et « Nom de famille » à leurs colonnes respectives à l’aide du nouvel assistant d’importation des électeurs, et Simple Vote fera le reste.
  • Compatibilité avec les fichiers CSV à points-virgules : Vous pouvez dès aujourd’hui importer des électeurs ou des options à partir de fichiers CSV utilisant le point-virgule (« ; ») comme séparateur de données.

Un guide approfondi sur la gestion des électeurs est disponible dans notre Portail d’aide. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions au sujet de cette fonctionnalité ou de toute autre partie du Gestionnaire de scrutins !

Gestion des courriels invalides

La communication avec les électeurs est au cœur de tout évènement de vote. Aujourd’hui, nous sommes heureux d’annoncer l’ajout à Simple Vote d’une fonctionnalité de gestion des courriels invalides. Un nouvel outil pour vous donner les moyens d’identifier les problèmes avec certaines adresses courriels dans votre liste d’électeurs. Cela permet également de déterminer comment ces problèmes peuvent être résolus.

Nouveautés :

  • Plus de mystère ! Les courriels qui ont rebondi sont maintenant accompagnés d’une explication pour chaque rebond. Vous pouvez identifier comment résoudre l’erreur, qu’il s’agisse d’une faute de frappe, d’un signalement anticourriel, d’une boîte à lettres pleine.
  • Les adresses désabonnées sont désormais incluses dans votre liste de courriels invalides. Ceci vous donne un aperçu global de l’efficacité de vos envois.
  • Vous pouvez désormais passer en revue la liste des courriels invalides dès que vous importez vos électeurs dans un scrutin en mode brouillon, afin de voir quelles adresses sont potentiellement déjà désabonnées ou invalides.
  • Les adresses qui ont rebondi par le passé et demeurent toujours invalides continuent d’apparaître dans la liste des courriels invalides jusqu’à ce qu’elles soient mises à jour. Vous ne perdrez donc plus de vue quelles adresses doivent être corrigées.
  • La liste des courriels invalides peut maintenant être exportée au format CSV. Vous pouvez la partagez avec d’autres organisateurs.rices qui n’ont pas accès au Gestionnaire de scrutins.

Vous pouvez désormais gardez un œil sur le nombre total de courriel invalides dans votre scrutin à tout moment. Depuis la page Aperçu du scrutin. Étant donné que chacun(e) peut avoir des priorités différentes pour résoudre ou non des courriels invalides, nous avons éliminé les notifications de rebond par courriel en faveur d’un outil plus puissant qui vous permet de gérer votre liste de courriels à votre façon.

Un guide détaillé sur la gestion des courriels invalides est disponible dans notre Portail d’aide. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions au sujet de cette fonctionnalité ou de toute autre partie du Gestionnaire de scrutins.

Le saviez-vous ?

Les électeurs qui se sont désabonnés par le passé peuvent toujours se réabonner en envoyant un courriel à [email protected] à partir de l’adresse désabonnée.

Le RGPD et autres modifications apportées à notre Politique de confidentialité et nos Conditions d’utilisation

Depuis la création de Simple Vote, nous nous sommes engagés à assurer la sécurité et la protection des données personnels. Nous croyons que les deux sont des sujets critiques dans le monde d’aujourd’hui. Comme vous l’avez probablement vu au cours des derniers mois, de nombreuses entreprises ont travaillé à mettre à jour leurs politiques de confidentialité pour démontrer leur engagement et adhésion à des règlements récemment adoptés comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union Européenne.

Chez Simple Vote, nous avons profité de l’occasion pour examiner notre Politique de confidentialité et nos Conditions d’utilisation. Ceci afin de nous assurer que les attentes et les responsabilités de chacun sont clairement définies.

Conformité au RGPD


Nous nous engageons à respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Nous établirons des partenariats avec d’autres entreprises qui partagent notre engagement en matière de respect de la vie privée. Simple Vote apportera des changements à ses politiques et pratiques afin de protéger votre vie privée et d’assurer la conformité continue avec le RGPD.

Politique de confidentialité


Notre politique de confidentialité a été mise à jour avec une section pour expliquer notre traitement des données, les droits des personnes concernées, et d’autres détails conformément au RGPD. En outre, notre politique de confidentialité a été mise à jour afin de mieux faire la différence entre notre site web et notre système de vote. Mais aussi differencier entre les visiteurs du site web, les clients de Simple Vote, et les électeurs.

Mise à jour des conditions d’utilisation


En ce qui concerne le RGPD, nous avons mis à jour nos Conditions d’utilisation pour incorporer une Annexe sur le traitement des données. Les clients de l’UE qui utilisent nos services n’ont pas besoin de signer un accord spécifique à l’UE.

Nous avons également mis à jour nos Conditions d’utilisation pour ajuster quelques points en faveur de nos clients:

  • Notre procédure de signalement des défaillances du système et des failles de sécurité;
  • Nos responsabilités en matière de sécurité;
  • Nos responsabilités en matière de confidentialité;
  • Les responsabilités du client en matière de sécurité; et
  • Les responsabilités du client en matière de confidentialité.

En résumé, notre engagement envers la sécurité et la confidentialité demeure fort. Que vous soyez un client potentiel, un client ou un électeur, Simple Vote est dédié à la protection de vos données personnelles.

Clients avec des accords hors-ligne ou personnalisés
Veuillez envoyer un courriel à [email protected] afin de recevoir un nouveau protocole d’accord. Il inclut la nouvelle Politique de confidentialité et les nouvelles Conditions d’utilisation.

Nous avons déménagé !

Nous sommes très heureux d’annoncer que Simple Vote a fini de déménager notre siège social dans de nouveaux locaux plus spacieux pour continuer notre croissance.

En vigueur immédiatement, notre nouvelle adresse est:

Simple Vote Inc.
5160 boulevard Décarie, bureau 502
Montréal, QC H3X 2H9

Veuillez prendre un moment pour mettre à jour votre base de données afin de refléter notre nouvelle adresse postale. Notre numéro de téléphone principal et les numéros de téléphone du personnel resteront les mêmes. Le courrier envoyé à l’ancienne adresse sera transféré à notre nouvelle adresse pour une durée limitée.

Bien que notre nouvel emplacement se trouve juste en face de nos anciens bureaux, il représente une étape importante dans l’histoire de Simple Vote. Fait important, notre nouveau bureau offre une sécurité, une confidentialité et une prévention des incendies améliorées. Il représente notre engagement à faire progresser un système de vote par internet sûr et fiable.

En termes simples, ce nouvel espace facilitera davantage la croissance continue de notre équipe et notre capacité à servir nos clients. Nous ne serions pas où nous sommes aujourd’hui sans votre confiance et votre fidélité. Nous sommes impatients de soutenir et de renforcer la démocratie numérique à partir de nos nouveaux bureaux!